Bancos de dados
Ter um banco de dados é fundamental para encontrar e cruzar informações e indicadores de todos os projetos realizados pelo escritório. Com o auxílio dessa ferramenta é possível buscar referências, medir a eficiência, criar índices e fazer avaliações de desempenho de um projeto ainda na fase inicial da concepção, evitando, dessa forma, mudanças de planos em etapas avançadas. "Poucos escritórios contam com um banco de dados adequado e, em geral, se arrependem de não tê-lo", afirma Paulo Lisboa, vice-presidente da AsBEA (Associação Brasileira dos Escritórios de Arquitetura) e titular da Paulo Lisboa Arquitetura.

O ideal é desenvolver um software específico para esse fim. "De preferência com base no Acess, da Microsoft, que permite o cruzamento de várias informações", completa.

Plano de trabalho
Estabelecer planos de trabalhos específicos para cada projeto é importante para evitar colocá-los sob uma gestão generalizada. Dessa forma, é possível avaliar isoladamente os ganhos e perdas de cada trabalho. "Um novo projeto nunca deve substituir aquele que se perdeu", alerta Lisboa. Uma gestão eficiente também deve levar em conta o cronograma por etapa de trabalho e a quantidade de profissionais e de horas demandadas na realização do serviço prestado.

Objetividade
Na hora de estabelecer prioridades, o foco deve ser apontado para o andamento da obra. A realização de reuniões semanais é uma boa forma de verificar a urgência de resposta de cada projeto. Objetividade é essencial em uma empresa de pequeno porte. Portanto, otimizar o tempo é uma boa maneira de minimizar custos.

Número de funcionários
Em geral, estruturas pequenas exigem que todos os funcionários entendam o funcionamento global da empresa. "Não basta exercer uma única função", lembra a arquiteta Vivi Cirello. O quadro de funcionários fixos varia de acordo com a necessidade de cada escritório. Em alguns casos a contratação de profissionais terceirizados ou de consultores pode ser uma boa saída para dar conta de muitas demandas. Para saber como formar uma equipe e quando será necessário contratar mais funcionários é preciso dimensionar o trabalho em número de horas aproximadas, tendo como parâmetro o prazo desejado pelo cliente.

Captação de projetos
A dedicação à busca de novos projetos deve ser constante. Para detectar as oportunidades de mercado e conseguir novos contratos é fundamental que o profissional invista parte das horas do seu dia de trabalho em marketing. É possível contratar um profissional especializado na captação de projetos mas, de acordo com Belleza, é recomendável que o próprio arquiteto faça essa função. "Ele tem mais condições de mostrar quais poderão ser suas contribuições", argumenta.

Altos e baixos
Saber se adaptar aos momentos de crescimento e redução é um dos pontos mais importantes para garantir a sobrevivência da pequena empresa no mercado de trabalho. "Um dos maiores erros cometidos por pequenos escritórios é ter a sua estrutura 'inchada' com conseqüente perda da qualidade do atendimento, do projeto e da obra", alerta a arquiteta Vivi Cirello.

Mesclas de talentos
Uma boa maneira de expandir os negócios é atuar em diferentes áreas de mercado. Por isso, na hora de montar a estrutura do escritório, a complementaridade de talentos na composição do quadro de funcionários pode ser um bom caminho. "A associação com iguais acaba deixando grandes lacunas", lembra Paulo Lisboa. Outra opção é estabelecer parcerias com quem tem expertise em outras áreas de atuação profissional ou, se for o caso, contratar bons consultores para dar confiabilidade às propostas de trabalho.