Auto-gestão x riscos
Nas pequenas e médias empresas de arquitetura quem acaba cumprindo
a função do administrador, profissional que faz a ponte
entre a empresa e o contador, é o próprio arquiteto. Por
isso, ele terá de ser metódico quanto ao pagamento dos impostos
e contribuições, evitando a todo custo destinar o montante
para cobrir rombos no caixa da empresa. "Este é um dos maiores
perigos da autogestão", alerta Pontes de Carvalho.
Atualização
Se todos os procedimentos forem feitos dentro do próprio escritório,
o funcionário responsável pela administração
das contas deve ter grande conhecimento e se manter sempre atualizado
nas questões relativas ao direito tributário. Recomenda-se
que todos os boletos e comprovantes de pagamento sejam guardados em local
seguro durante o tempo exigido pela legislação, que varia
de acordo com o tipo de contribuição. "Desse modo,
caso o Ministério da Fazenda não localize alguma contribuição,
haverá um histórico organizado como referência",
lembra Fernando Pinheiro, arquiteto titular da Lima Pinheiro Arquitetos
e vice-presidente da AsBEA.
Investimento em tecnologia
Softwares de gestão de projetos que levem em conta o controle financeiro
do escritório podem ser excelentes alternativas para minimizar
riscos e evitar problemas com o Fisco. O ideal é que o arquiteto
planeje sua atividade dentro de uma estrutura de empresa prestadora de
serviços. O arquiteto Paulo Lisboa, vice-presidente da AsBEA e
titular da Paulo Lisboa Arquitetura, garante que a utilização
de ferramentas para medição e avaliação dos
serviços não interfere na qualidade ou na criatividade dos
projetos. "Pelo contrário, são condições
imprescindíveis para que o ambiente de trabalho tenha a tranqüilidade
necessária para a produção das idéias",
diz.
Pague sempre em dia
Ficar com o nome sujo na praça certamente inviabilizará
o fechamento de contratos e impedirá a participação
do escritório em licitações públicas. Portanto,
uma dica essencial é manter todos os pagamentos sempre em dia.
Planejamento e informação
Para evitar cálculos errados, a melhor alternativa é fazer
antecipadamente a previsão dos valores a serem retidos. Em geral,
os erros ocorrem por falta de atualização em relação
à legislação tributária vigente ou por desconhecimento
dos critérios necessários para determinar os valores sujeitos
à tributação. Portanto, além de uma planilha
de cálculos detalhada, é importante manter-se sempre atualizado
e em contato com entidades do setor capacitadas a dar informações
sobre o tema. "Constantemente estamos verificando se o regime e a
forma do contrato social da nossa empresa são os mais adequados
conforme o momento, porte e faturamento da empresa", conta Pinheiro.
Correção
De acordo com a juíza Karem Dias, em casos de erros nos cálculos
que gerarem pagamento a maior, será necessário recorrer
aos procedimentos administrativos ou judiciais para restituição
dos valores. Já os pagamentos a menor acarretam risco de lavratura
de auto de infração com incidência de juros e multas.
Fluxo de caixa
Manter os impostos e contribuições em dia sem prejudicar
o fluxo de caixa do escritório é um dos maiores desafios
de um escritório de arquitetura. "Esta verba deve ser prevista
e reservada para tais eventos, no orçamento e no planejamento financeiro
da empresa", lembra Pinheiro. Dificilmente, os valores sofrerão
alteração ao longo do ano. Portanto, estar sempre atualizado
em relação aos prazos de pagamento é uma boa maneira
de saber qual quantia será paga. Dessa forma, é possível
contemplar os valores das contribuições nos honorários
a serem cobrados pelo escritório.
Atenção redobrada
Por se tratar de um sistema de pagamento complexo, muitos equívocos
podem acontecer. No caso de pessoas físicas, um dos erros mais
comuns é a dedução indevida de despesas lançadas
em livro caixa. Já as pessoas jurídicas devem estar atentas
à tributação de valores que não correspondem
às receitas efetivas (quando recebidos em nome de terceiros para
posterior repasse, por exemplo). "Este ponto merece atenção
para que o contribuinte evite ser obrigado ao recolhimento de tributos
sobre valores que efetivamente não integram seus rendimentos",
explica Karem Dias. O escritório de arquitetura deve sempre manter
documentos suficientes para demonstrar quais valores recebidos não
correspondem a seus honorários e sim às despesas incorridas
por conta de seus clientes.
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