Auto-gestão x riscos
Nas pequenas e médias empresas de arquitetura quem acaba cumprindo a função do administrador, profissional que faz a ponte entre a empresa e o contador, é o próprio arquiteto. Por isso, ele terá de ser metódico quanto ao pagamento dos impostos e contribuições, evitando a todo custo destinar o montante para cobrir rombos no caixa da empresa. "Este é um dos maiores perigos da autogestão", alerta Pontes de Carvalho.

Atualização
Se todos os procedimentos forem feitos dentro do próprio escritório, o funcionário responsável pela administração das contas deve ter grande conhecimento e se manter sempre atualizado nas questões relativas ao direito tributário. Recomenda-se que todos os boletos e comprovantes de pagamento sejam guardados em local seguro durante o tempo exigido pela legislação, que varia de acordo com o tipo de contribuição. "Desse modo, caso o Ministério da Fazenda não localize alguma contribuição, haverá um histórico organizado como referência", lembra Fernando Pinheiro, arquiteto titular da Lima Pinheiro Arquitetos e vice-presidente da AsBEA.

Investimento em tecnologia
Softwares de gestão de projetos que levem em conta o controle financeiro do escritório podem ser excelentes alternativas para minimizar riscos e evitar problemas com o Fisco. O ideal é que o arquiteto planeje sua atividade dentro de uma estrutura de empresa prestadora de serviços. O arquiteto Paulo Lisboa, vice-presidente da AsBEA e titular da Paulo Lisboa Arquitetura, garante que a utilização de ferramentas para medição e avaliação dos serviços não interfere na qualidade ou na criatividade dos projetos. "Pelo contrário, são condições imprescindíveis para que o ambiente de trabalho tenha a tranqüilidade necessária para a produção das idéias", diz.

Pague sempre em dia
Ficar com o nome sujo na praça certamente inviabilizará o fechamento de contratos e impedirá a participação do escritório em licitações públicas. Portanto, uma dica essencial é manter todos os pagamentos sempre em dia.

Planejamento e informação
Para evitar cálculos errados, a melhor alternativa é fazer antecipadamente a previsão dos valores a serem retidos. Em geral, os erros ocorrem por falta de atualização em relação à legislação tributária vigente ou por desconhecimento dos critérios necessários para determinar os valores sujeitos à tributação. Portanto, além de uma planilha de cálculos detalhada, é importante manter-se sempre atualizado e em contato com entidades do setor capacitadas a dar informações sobre o tema. "Constantemente estamos verificando se o regime e a forma do contrato social da nossa empresa são os mais adequados conforme o momento, porte e faturamento da empresa", conta Pinheiro.

Correção
De acordo com a juíza Karem Dias, em casos de erros nos cálculos que gerarem pagamento a maior, será necessário recorrer aos procedimentos administrativos ou judiciais para restituição dos valores. Já os pagamentos a menor acarretam risco de lavratura de auto de infração com incidência de juros e multas.

Fluxo de caixa
Manter os impostos e contribuições em dia sem prejudicar o fluxo de caixa do escritório é um dos maiores desafios de um escritório de arquitetura. "Esta verba deve ser prevista e reservada para tais eventos, no orçamento e no planejamento financeiro da empresa", lembra Pinheiro. Dificilmente, os valores sofrerão alteração ao longo do ano. Portanto, estar sempre atualizado em relação aos prazos de pagamento é uma boa maneira de saber qual quantia será paga. Dessa forma, é possível contemplar os valores das contribuições nos honorários a serem cobrados pelo escritório.

Atenção redobrada
Por se tratar de um sistema de pagamento complexo, muitos equívocos podem acontecer. No caso de pessoas físicas, um dos erros mais comuns é a dedução indevida de despesas lançadas em livro caixa. Já as pessoas jurídicas devem estar atentas à tributação de valores que não correspondem às receitas efetivas (quando recebidos em nome de terceiros para posterior repasse, por exemplo). "Este ponto merece atenção para que o contribuinte evite ser obrigado ao recolhimento de tributos sobre valores que efetivamente não integram seus rendimentos", explica Karem Dias. O escritório de arquitetura deve sempre manter documentos suficientes para demonstrar quais valores recebidos não correspondem a seus honorários e sim às despesas incorridas por conta de seus clientes.