Contador
De acordo com Roberto de Castro Mello, diretor da Botti Rubin Arquitetos
Associados, outro equívoco freqüente é o arquiteto
se fixar no que ele chama de "atividade-fim" priorizando a criação,
o projeto, o desenho e a construção e, com isso, deixando
de lado as "atividades-meio" que garantem as condições
para um adequado exercício profissional. "Para a maioria dos
profissionais, esta é uma atividade chata e muitos a abandonam
principalmente quando o controle controla você", lembra o economista.
Uma boa saída é contar com profissionais capacitados, como
contadores, por exemplo, que podem auxiliar o arquiteto no processo. "É
importante que essa atividade nunca demande mais tempo que a captação,
elaboração e desenvolvimento de projetos", completa
Mello.
Ferramentas
Embora existam softwares específicos para controle de fluxo de
caixa, uma bem planejada planilha de Excel pode ser uma ótima alternativa
para controlar as entradas e saídas da empresa. Sejam quais forem
as ferramentas adotadas, o importante é sempre considerar o saldo
inicial, entradas, saídas e saldo atual, além de contar
com uma descrição detalhada de cada pagamento e recebimento.
De acordo com o arquiteto Artur Jorge de Deus Lé, diretor-administrativo
e sócio do Anastassiadis Arquitetos, também devem ser computadas
as horas destinadas ao projeto versus o valor delas; a relação
de custos diretos (aluguel, água, luz, telefone, pró-labore
etc.); a relação de custos variáveis (marketing,
maquinários etc.); impostos; depreciação dos equipamentos
e do espaço físico do escritório e as horas ociosas.
Parcelamento
Em geral, os clientes preferem vincular os pagamentos à entrega
de fases do projeto. Uma boa saída para manter a regularidade do
fluxo do caixa do escritório é estabelecer, principalmente
em projetos longos, uma parcela de sinal e dividir uma porcentagem -
que pode variar de 30% a 40% do valor restante - em parcelas mensais.
Caso o cliente não aceite, outra sugestão é diminuir
a porcentagem ou ainda aumentar o número de meses de pagamento.
"Que, no entanto, nunca deverá ser maior que o tempo previsto
para o desenvolvimento total do projeto", alerta Lé.
Capital de giro
Por conta da natureza da profissão, os escritórios de arquitetura
normalmente têm demandas de trabalho imprevisíveis e sazonais.
Para que as contas estejam garantidas em épocas de baixa captação
de projetos, é fundamental que haja um capital de giro mínimo
como margem de segurança. "Caso essa margem não exista,
o profissional corre o risco de ter de desmontar sua estrutura em períodos
de baixa ou usar limites de crédito a juros altos", explica
Zannoni. Para cobrir as situações emergenciais, recomenda-se
que os escritórios tenham reserva financeira mínima de seis
meses de despesas.
Imprevistos
Situações inesperadas são um dos maiores problemas
enfrentados pelos arquitetos, principalmente as relativas à aprovação
de projetos públicos. Em geral, atrasos nessa etapa acabam prejudicando
o caixa da empresa. "É fundamental ter em mente que nem sempre
o dinheiro entrará na data imaginada", explica o arquiteto
Henrique Cambiaghi, da CFA Cambiaghi Arquitetura. Novamente, a dica é
ter sempre um capital de giro. "Evite também gastar o dinheiro
antes de contar com ele", acrescenta o arquiteto.
Despesas x desperdícios
Outro ponto importante na hora de prever o fluxo de caixa é ter
em mente a diferença dos três tipos de "desembolso de
dinheiro": despesa, desperdício e investimento. Despesa é
tudo o que é gasto por necessidade de gerar receita e faturamento,
como a folha de pagamento, por exemplo. Já o investimento é
um gasto ou despesa que servirá para produzir receita por um período
mais longo que um mês. "Como acontece com a compra de computadores",
observa Zannoni. Em contrapartida, o desperdício é o gasto
de dinheiro que não produz receita e não faz diferença
alguma ao andamento do negócio. "Comprar uma BMW para visitar
obras é um bom exemplo disso. O cliente não pagará
por esse luxo e o mesmo trabalho pode ser feito com um carro popular,
sem alterar a sua qualidade", explica a consultora.
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Dicas importantes |
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Independentemente de ser ou não de pequeno
porte, faça um
planejamento financeiro anual do seu escritório;
Acompanhe mensalmente o fluxo de caixa comparando as despesas
e receitas previstas com as realizadas e sempre atualizando o planejamento
anual;
Planeje com critério as horas que serão destinadas
a cada projeto e o profissional responsável por desenvolver
as atividades;
Tenha um sistema de controle de horas gastas nos projetos
e faça a apuração mensal delas. Compare o resultado
com o que foi previsto e cheque se a previsão foi correta;
Conte com um bom contrato de prestação de serviços
que o proteja de possíveis estouros no tempo de envolvimento
com o projeto, prevendo cláusulas de validade dos trabalhos
e de reajustes;
Tente manter em caixa um montante referente às despesas
de pelo menos um a dois meses do seu escritório;
Na forma de pagamento de cada projeto, tente manter uma parte
do valor - de 30% a 40% - como pagamentos mensais, independentemente
das entregas das fases de projeto;
Ao finalizá-lo, faça a "contabilidade do
projeto" para saber se deu lucro e se o planejou corretamente.
Isso é importante para o planejamento de novos projetos. |
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COMO CONTROLAR O fLUXO DE CAIXA
