Que planejamento é fundamental para toda e qualquer empresa ninguém tem dúvidas, independentemente do porte ou ramo de atividade da companhia. A questão é: como fazê-lo de maneira eficiente? Principalmente levando-se em conta que seu sucesso ou fracasso pode implicar a sobrevivência no mercado, cada vez mais concorrido em todos os setores. A regra é válida tanto para quem busca se firmar profissionalmente quanto para quem já tem larga experiência na área. Não são raros os exemplos de corporações que naufragaram por terem dado um passo em falso ao adotar uma estratégia equivocada. Embora o setor de arquitetura tenha características muito peculiares, principalmente por envolver a parte criativa e ausência de uma clientela fixa, as regras gerais de planejamento também valem para esse nicho profissional. A estratégia, porém, talvez necessite de ajustes ao longo do ano.
Primeiro passo
Em primeiro lugar, é preciso estabelecer possíveis cenários que podem surgir à frente. Não se trata de mero exercício de futurologia, mas sim analisar dados objetivos, sejam eles econômicos ou de qualquer outra natureza. "Embasados nas coisas que aconteceram lá atrás, é preciso ter espírito empreendedor para vislumbrar na frente. Posso pensar nas muitas oportunidades, recessão, manutenção ou alavancagem da atividade econômica", explica Reinaldo Miguel Messias, consultor do Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas).
Precauções
Mesmo diante de cenário positivo, é preciso certa dose de cautela com possíveis mudanças que possam ocorrer no meio do caminho. Segundo Messias, essas alterações não se restringem à economia, sempre sujeita a alterações, mas também envolvem aspectos da legislação, o que pode comprometer a demanda no setor. Além disso, o planejamento deve levar em conta outras forças que podem comprometer a estratégia a longo prazo, até mesmo fatores internos da própria empresa, como virtudes e fraquezas do escritório de arquitetura. Vale lembrar que a falta de planejamento é apontado como um dos principais fatores para o alto índice de fechamento de microempresas nos primeiros cinco anos de atividade, 62%, de acordo com dados do Sebrae de 2008. "Planejamento adequado não elimina, mas minimiza a possibilidade de insucesso", afirma o consultor.
Flexibilidade
Na hora de fazer o planejamento no setor de arquitetura, é preciso certa flexibilidade para ajustes no meio do caminho. Dependência de aprovação técnica de projetos, definição dos documentos necessários para um empreendimento e pesquisas de mercado, no caso do segmento imobiliário, são fatores que podem retardar o andamento de trabalhos e exigir mudanças. "Nosso planejamento é feito quase semanalmente", conta o arquiteto Henrique Cambiaghi, diretor da CFA Cambiaghi Arquitetura.
Uma dica para fazer uma programação equilibrada é realizar anualmente uma análise comparativa do andamento do trabalho. Com isso, é possível controlar o fluxo de serviços, considerando os projetos que já estão contratados e, portanto, já têm uma previsão de receita e a prospecção de potenciais clientes a curto e médio prazos. "O planejamento depende muito da quantidade de clientes que o escritório já tem, do cenário, e da quantidade de clientes em negociação", explica Rodrigo Marcondes Ferraz, da Forte, Gimenes & Marcondes Ferraz Arquitetos. Segundo ele, é preciso dedicar muita atenção aos custos fixos - sobretudo os de mão de obra, o maior deles. "Essa é a nossa maior preocupação: mantê-los em patamares tais que possam ser pagos quando o escritório tiver maior ou menor fluxo de serviços", revela.
Ajuda externa
Para fazer o planejamento do escritório, muitos optam por pedir ajuda externa. É o caso do escritório de Ferraz, que buscou o auxílio de uma consultoria de marketing para fazer uma análise mais completa do desempenho da empresa ao longo do ano, tanto na parte financeira quanto nos tipos de projetos realizados, perfil da clientela, potencialidades e fraquezas. A partir do cruzamento dessas informações e comparação com os dados do ano anterior, o escritório estabelece um plano de metas. Segundo Ferraz, o auxílio ajudou a dar uma visão mais empresarial aos sócios do escritório, agregando um elemento de que eles sentiam falta em sua formação profissional. "A consultoria emite um relatório e isso guia nosso trabalho. É interessante ver como a gente vai cumprindo as metas e os resultados vão aparecendo", diz.
Já Cambiaghi buscou na tecnologia uma ferramenta para auxiliar no planejamento estratégico de seu escritório: o software Navis. Segundo ele, o programa avalia a qualquer momento o custo de cada projeto, horas gastas, o que ficou de fora do escopo inicialmente previsto e as modificações que devem ser cobradas.
Informação
Qualquer mercado está sujeito a mudanças de humor repentinas. Por isso, qualquer planejamento pode ruir caso os objetivos previamente estabelecidos não permitam flexibilização e eventual correção dos rumos. Para que isso seja possível, é preciso ter sensibilidade para fazer a leitura das mudanças em andamento. Quanto mais agilidade para fazer alterações necessárias melhor. E a arma recomendada é informação. "É preciso ler jornais e revistas econômicas, participar de entidades e seminários e estar sempre atento aos rumos da economia", ensina Cambiaghi.
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