O ajuste entre planejamento e desenvolvimento de projetos e a execução de obras está entre os grandes desafios de um escritório de arquitetura. Afinal, nem sempre o ideal é contar com prazos que se estendem indefinidamente e acabam atropelando outros projetos, mas garantir que o cronograma inicial seja seguido com o mínimo de desvios possíveis, o que é obtido a partir de gerenciamento efetivo.

Essa é a percepção de Renato Siqueira, sócio do escritório Ricardo Julião Arquitetura e Urbanismo. "O acompanhamento diário, com ajustes e planejamento das tarefas de acordo com a mão de obra disponível, é fundamental para a prevenção de alterações nos prazos", afirma.

DATAS DE REFERÊNCIA
E esse trabalho começa já na montagem do cronograma, que deve considerar as datas desejadas pelo cliente, além de definir as especialidades de projeto que deverão ser contempladas. O cenário ideal tem cliente e arquiteto chegando consensualmente às datas-limite.

"Cronograma imposto não funciona", acredita a arquiteta Sandra Dellarole, gerente de desenvolvimento de projetos do escritório Königsberger Vannucchi. Para Sandra, o tempo dedicado a essa etapa inicial é pouco significativo diante da possibilidade de otimizar todo o processo.

Como ponto de partida e de referência, Renato Siqueira recomenda considerar os prazos macros, como as datas de início e de fim de obra, partindo da entrega do projeto para o início da execução. Em um segundo momento, definem-se prazos mais importantes, como os de aprovações na prefeitura e com o cliente. O alerta de André Santos, coordenador do escritório Ricardo Julião, é para que não sejam deixados de lado os prazos de projetistas e profissionais terceirizados.

FATORES DE RISCO
Embora para Sandra atrasos significativos sejam raros, todo projeto está sujeito a fatores internos e externos que podem causar um descompasso entre o cronograma previsto e o executado, principalmente nas fases iniciais, de definição do produto e de aprovações legais. Questões climáticas, técnicas e financeiras, dentre outras, também não podem ser subestimadas no planejamento sob o risco de levarem a adiamentos de etapas da obra.

Uma das formas de se prevenir é considerar a imprevisibilidade desses fenômenos. "Tomamos como referência nosso histórico de projetos, classificado por tipologias, cliente e prazos efetivos, que nos orienta a dimensionar o tempo", revela Sandra, para quem é essencial dispor de ferramentas de controle da produção que permitam a constante adequação do cronograma. A antecipação é a estratégia de Santos para diminuir o risco de imprevistos. "Outro fator que deve ser considerado é o atraso na entrega de projetos complementares. Por isso, sempre cobro serviços cerca de dois dias antes, considerando o que pode causar atrasos", conta.

PROJETOS PARALELOS
A organização do cronograma de um novo projeto deve levar em conta, antes de mais nada, o planejamento macro do escritório. É o que permite dimensionar e distribuir a equipe de acordo com a demanda.

"Os trabalhos concomitantes são divididos entre diferentes coordenadores e equipes flexíveis. É um trabalho difícil, que envolve o emocional da equipe e a interação com cada cliente", explica Renato. No caso de sobrecargas, uma das alternativas para evitar o comprometimento de prazos é a terceirização. "Procuramos fugir da solução mais fácil, que é contratar mais pessoas", pondera Renato.

Esta opção, entretanto, exige a conferência dos trabalhos desenvolvidos externamente, com adequação ao padrão de qualidade do escritório. O escritório Königs­berger Vannucchi, por exemplo, procura trabalhar com profissionais que já prestaram serviços à empresa e que têm pleno conhecimento dos padrões e da cultura da organização.

Para Respeitar o cronograma

PARTICIPAÇÃO DO ARQUITETO
Em obras maiores, cuja execução é de respon­sabili­da­de de construtoras, a participação do arquiteto na definição e cumprimento de prazos depende da forma pela qual o cliente entende e valoriza o projeto e sua importância no processo global da construção, conforme lembra Alvaro Puntoni, sócio do escritório Gruposp e professor de projeto na FAUUSP. "Seria importante haver a construção coletiva de uma ideia de reconhecimento do projeto como único e possível instrumento regulador da obra", diz.

A contribuição do arquiteto viria, complementa, de experiências concretas e anteriores do escritório. Ainda que o cliente não dê o espaço necessário, Sandra salienta que o processo deve ser exatamente o mesmo com relação ao planejamento e ao controle. "Nossa rotina é trabalhar com incorporadoras e construtoras com prazos justos em quase todas as etapas, o que significa atentar diariamente para a programação", afirma. Por isso a importância de alocar uma equipe fixa e baseada em uma rotina de trabalho.

Já projetos menores, explica André Santos, exigem participação mais intensa do arquiteto para adequação contínua às dificuldades que surgem, como atrasos de fornecedores e mão de obra. Em contrapartida, o profissional consegue visualizar o trabalho de forma mais ampla e completa, com acompanhamento mais próximo de cada etapa. "Isso nos dá mais experiência em gestão de projetos", avalia.

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